Was ist die effektivste Zeit bei Konferenzen? Viele sagen: natürlich die Pausen!
Was können wir für Konferenzen aus dieser Erkenntnis ableiten? Wir bringen die Teilnehmer miteinander in´s Gespräch und reden nicht nur auf sie ein.
Zum Beispiel mit der partizipativen Methode open space. Der Begriff bedeutet nicht nur offener Raum, sondern auch Freiraum im eigentlichen Sinne. Die Ergebnisse der Gesprächsrunden sind nicht vorher festgelegt, noch nicht einmal die Zusammensetzung der Arbeits- oder Gesprächsgruppen. Und auch die Themen, über die gesprochen wird, werden erst während der Konferenz von den Teilnehmern vorgeschlagen.
Keine Sorge, das wird nicht völlig chaotisch. Es hört sich zwar ungeplant und unstrukturiert an, aber in der Realität ist die Gruppe das Regulativ – und es funktioniert. Ein Beispiel aus der Praxis: nehmen wir eine Konferenz zu einem Fachthema, an dem ca. 50 Menschen interessiert sind (es funktioniert auch mit 8 Personen oder mit 1000!). Jeder ist ein Fachmann/Fachfrau auf seinem/ihrem Gebiet und kann sicherlich etwas Neues für die anderen beitragen. Nach drei Impulsvorträgen von insgesamt maximal 90 Minuten erklärt der Moderator den nächsten Tagesordnungspunkt: die Methode open space.
Die Konferenzteilnehmer sind durch die Vorträge mitten im Zentrum des Themas angekommen und haben Fragen entwickelt. Möglich ist eine Tafel / Pinnwand als Themenspeicher, damit keine Idee verloren geht. Durch die Offenheit der Methode können jetzt weitere Themen dazu kommen: jeder Teilnehmer kann Vorschläge machen und auf eine interessierte Gesprächsgruppe hoffen. Jeder, der ein Thema setzt, erklärt seine Motivation und nimmt dann seine Gruppe mit. Im open space kann jeder Teilnehmer seine Gruppe wechseln, man kann aber auch festlegen, dass die Teilnehmer sich nur einmal entscheiden, bei welcher Gruppe /welchem Thema sie sich beteiligen möchten.
Nach diesem Entscheidungsprozess gehen die Gruppen zusammen und bearbeiten das gewählte Thema, derjenige, der das Thema vorgeschlagen hat, übernimmt die Moderation und die Dokumentation (oder er gibt diese Aufgabe weiter). Es ist sehr effektiv, wenn die Teilnehmer sich auf eine einzige, aber relevante Frage einigen und an deren Beantwortung arbeiten. Nach einer vorher bestimmten Zeit (mindestens 2 Stunden sollten es sein!) treffen sich alle Konferenzteilnehmer wieder und jede Gruppe stellt ihre Ergebnisse vor, am besten visualisiert an einer Pinnwand oder Flipchart. Übrigens: die Fragen, die bearbeitet werden, können durch den Veranstalter auch angeregt oder selbst vorgeschlagen werden. So erreicht er auf jeden Fall sein Ziel: die Beschäftigung mit den Themen, die ihm wichtig sind.
Unerlässlich ist die Dokumentation und die nachfolgende Diskussion: was machen wir nun mit den Ergebnissen der Gruppen? Wie passen sie zusammen? Wie sehen die nächsten Schritte aus?
Eine externe Moderation ist in jedem Falle empfehlenswert. Der Moderator sollte in die Planung mit einbezogen sein und die Möglichkeit bekommen, viele Fragen zu stellen – nur dann kann er effektiv und zum Nutzen aller und der Sache agieren.
PROFIL Katharina Gerlach
Moderation. Beratung. Öffentlichkeitsarbeit.
26 Jahre Erfahrung bei Radiostationen als Moderatorin und Redakteurin
Erfahrung als Fernseh-Autorin und Zeitungs-Autorin
Moderatorin von Events und Workshops
7 Jahre Erfahrung als selbständige Beraterin, Kommunikations-Trainerin
Kompetenz: Kommunikation.
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Katharina Gerlach
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